Eigentümer-Abrechnung erstellen


Die Miet- und Provisionsabrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil für unsere Vermieter und Eigentümer. Die komplette Abwicklung erfolgt in vOffice. 


Voraussetzungen

Bevor eine Mietabrechnung erstellt wird, müssen Sie in vOffice einige Einstellungen vornehmen. 

  • Bei den Objekten müssen Eigentümer zugeordnet sein.
  • Beim Eigentümer sollte eine Bankverbindung hinterlegt sein, wenn Sie beim Anlegen der Mietabrechnung auch eine Überweisung der Miete erstellen wollen.
  • Alle Leistungen, die als Einnahmen für den Eigentümer gelten, müssen bei Rechnungsempfänger den Eigentümer stehen haben.
  • Alle Leistungen, die verprovisioniert werden, müssen in einer Leistungsgruppe "Provision" hinterlegt werden.
  • Wenn Auslagen abgerechnet werden sollen, müssen diese im Rechnungsmenü angelegt werden. Für die Auslagen wird eine eigene Leistung angelegt. Der Rechnungsempfänger dieser Leistung muss ebenfalls der Eigentümer sein.
  • Die Leistung Provision muss hinterlegt sein. Unter Provision legen Sie auch den Satz fest und für welche Objekte, Vertriebskanäle er gilt.
  • Sie müssen ein Dokument Mietabrechnung erstellen.
  • Sie müssen unter Ihr Vertrag auch Ihre eigene Bankverbindung hinterlegen für die SEPA-XML Datei.


Provision

Die Provision wird als Leistung in den Optionen eingetragen. Der Rechnungsempfänger ist der Eigentümer. Der Anbieter ist "Eigene Leistung". Es wird ein Prozentsatz auf die Bruttomiete eingetragen. Tragen Sie den Prozentsatz als Zahl ein. Wählen Sie eine zuvor angelegte Leistungsgruppe aus, damit vOffice nur auf die Leistungen, die in dieser Gruppe sind, die Provision erhebt. 

Sie können problemlos mehrere Provisionssätze einrichten. Damit vOffice weiß, für welches Objekt der Provisionssatz gilt, müssen Sie bitte zuvor eine bzw. mehrere Objektgruppen anlegen. Pro Provisionssatz erstellen Sie eine Objektgruppe und weisen die Objekte den Gruppen zu. Ebenso können Sie Vertriebskanäle hinzufügen, so dass ein bestimmter Provisionssatz nur gilt, wenn in der Belegung dieser Vertriebskanal ausgewählt ist.


Auslage

Auslagen werden über das Rechnungsmenü oder direkt unter Objekt beim Objekt hinterlegt. Sobald eine Auslage hinterlegt ist, erscheint sie im Mietabrechnungs-Assistent, bis sie abgerechnet wurde. Bei der Abrechnung wird die Auslage von den Mieteinnahmen abgezogen. Angelegte und abgerechnete Auslagen finden Sie unter Objekte - Mehr. 

Wenn eine Rechnung für die Auslage erforderlich ist, erstellen Sie manuell eine Verkaufsrechnung und wählen dort "Auslage" an. Nun kann diese Rechnung trotzdem als Auslage in der Mietabrechnung verwendet werden. Dazu muss eine Rückstellung gebildet werden. Zunächst gehen Sie in die Zahlungsarten in den Optionen und legen dort eine Zahlungsart "Rückstellung" an. Wählen Sie die Leistung "Auslage erstellen" dafür aus und fügen ggfs. ein Sachkonto für die Finanzbuchhaltung hinzu. Sofern Sie nun bei einer Verkaufsrechnung "Auslage erstellen" anhaken, wird die Rückstellung automatsich nach Rechnungserstellung gebildet.


Dokument Mietabrechnung

Die Erstellung eines entsprechenden Dokumentes, welches Sie an den Eigentümer senden, schildern wir im Kapitel "Dokumente".


Mietabrechnung erstellen

Über den Mietabrechnungs-Assistenten erstellen Sie die Abrechnungen mit dem Eigentümer. Diese stellen sich aus den Mieteinnahmen abzüglich der Provision und Auslagen zusammen. Im Assistenten filtern Sie die Belegungen, die Sie auch nach Objektgruppen filtern können. Bei "späteste Abreise in Tagen" tragen Sie den Wert ein (z.B. 0 für heute). Ebenso können Sie die Provisionsbeträge runden. Dazu tragen Sie den Rundungswert ein (z.B. 1 für volle Eurobeträge). Das Rechnungsdatum ist ebenfalls wählbar. 

Die Mietabrechnung finden Sie nun in der Rechnungsübersicht. Von dort aus können die Dokumente versendet werden.


Banking-Ausgang Export für Überweisungen

Sofern die Bankdaten hinterlegt wurden, finden Sie nun unter Banking - Ausgang die Überweisungen für die Mietabrechnungen. Klicken Sie auf "Buchen", um den Export zu starten. Nun können Sie die XML-Datei in Ihre Bankingsoftware importieren.