Als Vermieter braucht man eine ganze Reihe an Dokumenten: Buchungsbestätigungen, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Anreisebeschreibungen, Infos zum Zahlungseingang und die Bitte um Abgabe eines Feedbacks bei Abreise, um nur einige zu nennen - das alles in verschiedenen Sprachen und Formaten.


Inhalt vs. Layout

vOffice geht dabei neue Wege, um Ihnen die Pflege zu erleichtern: Es trennt den Inhalt vom Layout. Dadurch müssen das Layout und solche Dinge wie Kopfzeile, Fußzeile und Absender nur einmal zentral festgelegt werden. Möchten Sie etwas ändern, müssen Sie sich dafür nicht mehr durch alle Dokumente in allen Sprachen durcharbeiten.

Und noch besser: Je nach Versandweg wird das passende Layout automatisch angewandt. Das heißt, Sie müssen nur eine Buchungsbestätigung erstellen und nicht eine Vorlage für den Versand per Brief, eine weitere für den Versand per Fax und dann noch eine für den Versand per Email.

Es ist wichtig, diese Trennung zwischen Inhalt und Layout zu bedenken, wenn Sie ein neues Dokument in vOffice anlegen:

Versuchen Sie nicht, Ihr Logo, Ihre Kopfzeile, die Anschrift, den Betreff oder ähnliches in das Dokument einzufügen, sondern beginnen Sie stattdessen mit der Anrede.

Bitte erstellen Sie auch nicht mehrere Dokumente mit dem gleichen Inhalt für verschiedene Versandwege (Beispielsweise ein Email-Dokument und ein Druck-Dokument).

Selbst wenn Abschnitte in Ihrem Dokument vom Versandweg oder der Unterkunft abhängig sind, brauchen Sie nicht mehrere Dokumente anzulegen, sondern können das mit einem Wenn-Dann-Feld steuern.

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie die Post-Funktionen in vOffice optimal nutzen.


Layout

Es gibt ein Standard-Layout, das Sie unter Einstellungen>Dokumente>Layout-Einstellungen anpassen können. Ferner gibt es die Möglichkeit, für jedes Dokument ein abweichendes Layout auszuwählen (im Dokument unter Email-Layout bzw. Druck-Layout). Dafür haben wir einige Vorlagen für Sie erstellt. Ist hier für Sie nichts Passendes dabei, erstellen wir für Sie auf Wunsch auch gerne Ihr individuelles Layout.


Erstellung

Legen wir nun einmal einige Dokumente an.

Im ersten Beispiel hinterlegen wir eine Reservierungsbestätigung mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Anhang und einem eMail-Anschreiben. Manchmal ist es – gerade bei Rechnungen – wünschenswert, wenn ein Dokument nicht als normale Email, sondern als PDF-Dokument im Anhang versendet wird. Damit dies in vOffice automatisch geschieht, erstellen Sie einfach ein Email-Anschreiben – das ist der Text, der dann anstelle Ihres Dokuments in der Email erscheint - und wählen es in Ihrem Dokument aus.

Zuerst tragen wir rechts den Namen ein und wählen aus, wofür das Dokument verwendet werden soll. Je nach dem ausgewählten Bereich können Sie entsprechenden Platzhalter verwenden. Ebenfalls den Empfänger - danach richten sich die Daten der Platzhalter. Unter Anhänge fügen Sie weitere Dokumente diesem hinzu. So zum Beispiel die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für eine Buchunbsbestätigung.

Unter Druck-Layout & eMail-Layout wählen Sie Vorlagen aus, die wir als Standard anbieten oder bei Bedarf auch individuell für Sie erstellen. Setzen Sie sich dazu einfach mit uns in Verbindung. EMail-Anschreiben sind die eigentlichen eMails. Beispielsweise eine kurze Erläuterung zur Rechnung oder Bestätigung als PDF-Anhang.

Dokumente können bei Ereignissen versendet werden. Solche Ereignisse können ein Zeitraum sein, wie die Anreisehinweise 7 Tage vor dem Anreisetag oder die Bitte um Feedbacks am Tag der Abreise. Ebenfalls können das Zahlungen oder der Ablauf einer Option sein. Die Dokumente werden automatisch mit den Daten aus der Belegung erstellt und in den Postausgang gelegt. Sie können auch einstellen, dass die Dokumente automatisch versendet werden.

Erstellen Sie Ihr Dokument mit Hilfe von Platzhaltern. Diese Platzhalter werden beim Drucken bzw. Versenden mit den gewählten Daten gefüllt.

Welche Platzhalter genutzt werden können, hängt davon ab, wofür das Dokument erstellt wird. Erstellen Sie beispielsweise ein Dokument für eine Belegung, stehen natürlich die Platzhalter für Rechnungen nicht zur Verfügung und würde leer bleiben.

Die Platzhalter zeigen die Daten der Unterkunft, die Preisberechnung und Summe, Zahlungen und vieles mehr.


Im Dokument sind einige Platzhalter editierbar:

Leistungen&Preise: Mit einem Doppelklick auf das Feld können Sie weitere Einstellungen vornehmen, die Mehrwertsteuer ein- oder ausblenden oder auch nur Leistungen einer bestimmten Leistungsgruppe anzeigen.

Mit WENN/DANN-Feldern können Sie die Anzeige von Abschnitten an Bedingungen knüpfen.


Objekte:Eigenschaften: Hinter diesem Platzhalter verbergen sich alle Eigenschaften und Texte eines Objekts.